Chef de projet

Objectifs

• Comprendre les caractéristiques d'un projet : vocabulaire, acteurs et structure de référence
• Identifier les facteurs de succès de la conduite de projet
• Intégrer la dimension humaine du management de projet

S’approprier une méthode de référence et ses outils associés

• Comprendre le fonctionnement spécifique d'un projet
• Découvrir pourquoi les projets ont tendance à déraper : dérives naturelles, diagnostic et remèdes
• Préparer le projet pour anticiper
• Phase 1 : définir les besoins et planifier le projet
• Développer le projet en étant rigoureux
• Phase 2 : lancer, organiser et réaliser le projet

Exercice d’application : travail en binôme sur un glossaire reprenant le vocabulaire de référence

Prendre en compte la dimension humaine dans un projet : leadership du chef de projet

Communiquer, écouter et décider pour mettre le projet au service des utilisateurs

• Phase 3 : intégrer une dimension humaine dans le management de son projet
• Cerner le mode de travail d'une équipe projet : organisation, collaboration hors hiérarchie…
• Motiver et faire adhérer les différents acteurs
• Contractualiser dans une équipe projet : droits et obligations du chef de projet et de son équipe
• Pratiques et comportements du leader : annoncer une décision difficile, obtenir un consensus...

Étude de cas : les 3 H

Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante

Objectifs

• Procéder à une analyse fine des besoins et des résultats attendus
• Bâtir son cahier des charges fonctionnel

Maîtriser la méthode de l’analyse fonctionnelle pour élaborer le cahier des charges

Les enjeux d’une bonne analyse des besoins : comprendre les objectifs sous-jacents

• Les trois univers : le projet, le produit, le client
• Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) ou technique
• Définir les objectifs et les résultats attendus
• Analyse fonctionnelle : distinguer les différentes catégories de fonctions

Étude de cas : conception d’une fiche « objectifs » sur la base d’un CdCF

Définir les spécifications et déterminer les priorités du CdCF

• Hiérarchiser les fonctions : tri croisé, classement pondéré, valorisation
• Bâtir et rédiger le CdCF: structure, plan, modalités de diffusion

Exercice d’application : caractérisation et hiérarchisation des fonctions par la méthode de l’araignée boxeuse et rédaction d’un CdCF

Objectif

• Préparer le pilotage en fédérant son équipe projet

Piloter un projet en fédérant son équipe autour des enjeux du projet

Développer l’efficacité individuelle et collective

• Prendre en compte les changements avec discernement
• Animer les réunions de projet et donner du sens : réunions de chantier et comités de pilotage
• Reconnaître les pilotes clandestins
• Optimiser son temps dans un projet : méthode et formats

Les facteurs clés du succès dans un projet

• La charte de la super équipe de projet
• Méta règles et comportements

Exercice d’application : définition d'un tableau de bord " boussole " et du format d'un rapport mensuel

Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante

Pour aider à formaliser son mémoire et préparer sa soutenance

Objectifs

• Planifier son projet au plus juste et utiliser des outils de planification
• Organiser le suivi et le contrôle de l'avancement du projet
• Piloter son projet par les risques pour éviter les déviances naturelles et sécuriser son projet

Évaluer les charges pour planifier au juste nécessaire

Planifier et provisionner au juste nécessaire

• La méthode réseau PERT et le diagramme de GANTT
• L’organigramme des fonctions et des tâches : WBS-OT
• Le jalonnement, la matrice de responsabilité (RACI) et la fiche de lot

Piloter et organiser le contrôle de son projet

• S'outiller pour suivre l'avancement du projet
• Établir les priorités et sécuriser la conduite du projet
• Effectuer le suivi courant : état d’avancement, édition de rapport, visualisation des dérives
• Informer les acteurs du projet et suivi l'exécution des tâches

Exercice d’application : réalisation de différentes tâches de planification et de suivi d'un projet

Évaluer les risques en phase de développement pour mieux piloter par les risques

Évaluer et réduire les risques

• Les risques amont, endogènes du projet
• Les critères d’évaluation et le référentiel
• Les provisions pour risques, les clauses contractuelles et les garanties
• Réactualiser les risques au lancement

Piloter par les risques

• La revue mensuelle, la veille permanente, les audits du projet
• Rester vigilant vis-à-vis du client, des fournisseurs et de l’équipe projet

Exercice d’application : élaboration d’un processus de revue des risques et d’audit

Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante

Objectifs

• Assurer la performance de son équipe sur toute la durée du projet
• Instaurer des rites pour motiver l'équipe au quotidien

Bâtir une équipe performante et motivée dans la durée

Associer les talents et tenir compte des charges de travail individuelles

• S’assurer des compétences requises dès le début pour mieux les allouer
• Fixer et formaliser les objectifs généraux et individuels, prévoir un reporting régulier
• Impliquer et convaincre les managers hiérarchiques

Exercices d’application : grille de repérage et d'évaluation des candidats, fiche de fixation des objectifs et synoptique des charges

Rythmer le pilotage : les 4 étapes du projet

• Formation - de l’expectative au doute - et opposition - du doute à l’agressivité
• Normalisation - de l’agressivité à l’écoute - et reconstruction -: de l’écoute à l’adhésion
• Mettre en place des rites pour contractualiser les objectifs : réunions périodiques de décision ou réalisation et célébration des événements clés

Motiver au quotidien

• Stimuler les performances des équipiers sans les stresser
• Prodiguer des signes de reconnaissance pour motiver

Exercice d’application : check-list " les trois manettes "

Objectif

• Développer une communication pour accompagner la réussite du projet

Communiquer autour de son projet : les attentes et les besoins des utilisateurs

• Réaliser un audit de communication pour formaliser une stratégie et un plan de communication
• Définir des actions de communication ciblées
• Lancer le projet : réunion d’officialisation, séminaire de lancement et annonce officielle en interne
• Mettre en place des relais de communication : des promoteurs pour convaincre, des experts pour rassurer et des managers pour porter le projet
• Diffuser un bulletin d’information périodique : comité de rédaction et format de référence du bulletin
• Mesurer la satisfaction des utilisateurs : animer un comité d’utilisateurs
• Tirer profit de l’expérience : la réunion de bilan

Exercices d’application : élaboration d'un plan de communication, d'un programme de séminaire de lancement, d'un mémento des promoteurs et d'un format de bilan de projet

Vidéo : Quels éléments combiner pour donner confiance ?
Vidéo : Quel lien entre assertivité et leadership ?

Classe virtuelle retours d'expériences : pour échanger avec l'animateur et vos pairs sur la mise en pratique des nouvelles compétences acquises