Conduire les réunions projet

Utiliser les techniques de conduite de réunion au service de son projet

Préparer et communiquer en amont de la réunion

• Définir le thème et l’objectif de la réunion en fonction de l’avancement du projet
• Identifier les participants, leurs métiers, leurs rôles et leurs fonctions
• Planifier le déroulé de la réunion
• Communiquer de façon claire et concise un ordre du jour précis et réaliste

Exercice d’application : construction d’une réunion pour l’utilisation d’une nouvelle méthode

Conduire et animer les réunions

• Appréhender le rôle de pilote
• Identifier les différents styles d’animation de réunion
• Structurer les temps d’information, d’échange et de travail en commun
• Gérer les moments difficiles et les conflits
• Conclure sa réunion efficacement et communiquer les comptes rendus

Partage d’expérience : les réussites et les difficultés rencontrées lors d’animations de réunion par les participants

Utiliser les techniques de communication au service du projet

• Repérer les bases de la communication
• Identifier les obstacles à la communication en réunion projet
• Mettre en œuvre les techniques de communication verbale et non verbale
• Questionner pour mieux comprendre et argumenter

Appréhender les spécificités des réunions projets

• Identifier les différents types de réunion projet
• Communiquer / rappeler l’objectif de chaque réunion en amont et pendant la réunion
• S’assurer que les rôles des participants sont clairs pour tous
• Faire travailler ensemble des acteurs de métiers différents
• Mesurer l’évolution de la maturité de son équipe au cours du projet
• Utiliser les réunions pour fédérer autour du projet

Étude de cas : analyse d’une réunion projet

Mener les différentes réunions d’un projet

Les réunions avec le comité de pilotage

• Prendre en compte les attentes des membres du comité de pilotage dans sa préparation
• Accompagner la prise de décision en adaptant ses présentations

La réunion de présentation de projet

• Informer et communiquer pour développer l’adhésion au projet
• Être clair et crédible, susciter l’intérêt

Mise en situation : présentation de projet sur un temps court

La réunion de lancement d’un projet

• Définir les résultats visés et la structure de la réunion
• Clarifier les contributions et gérer les échanges

Les réunions d’avancement de projet

• Organiser des rituels
• Piloter les réunions, valider les résultats intermédiaires
• Faire un relevé des décisions

Mise en situation : conduite d’une réunion d’avancement

Les réunions de résolution de problème, de crise

• Comprendre les étapes d'un processus de résolution de problème
• Éviter et surmonter les conflits en cas de crise

Mise en situation : résolution de problème
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en place pour réussir les réunions et entretiens d'un projet

Video : Quels sont les 5 éléments d'une structuration réussie de sa prise de parole ?