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Savoir déléguer : comment s’y prendre efficacement ?

Le fait de confier certaines tâches à ses collaborateurs n’est pas toujours facile. En effet, il est difficile de se faire à l’idée d’abandonner le contrôle des choses. Cependant, savoir déléguer les tâches est très précieux pour un manager dans le but d’augmenter la productivité dans l’entreprise. Mais comment déléguer efficacement ? En partenariat avec Adaliance, voici quelques conseils pour vous donner les éléments de réponses que vous pouvez utiliser dans votre vie professionnelle.

L’intérêt de savoir déléguer ?

Savoir déléguer est le garant de l’agilité et de la vitesse de réaction dans une société. En effet, le dirigeant d’entreprise ne peut pas tout gérer tout seul. Bien que la délégation favorise le développement des compétences des membres de l’équipe, il ne faut pas succomber aux mauvaises raisons de la délégation en question comme l’urgence, la charge de télétravail ou l’ennui.

Or, la délégation répond à divers objectifs indispensables dont le premier est de maitriser le temps notamment lorsque vous managez à distance votre équipe. L’objectif est d’avoir plus de temps à consacrer à des projets plus grands et à motiver l’ensemble des collaborateurs. C’est un acte de management qui va renforcer la confiance envers ces derniers.

Les étapes de la mise en place de la délégation dans une entreprise

Voici les étapes importantes de la mise en place d’une délégation au sein d’une entreprise.

Se convaincre de l’intérêt certain de savoir déléguer

Pour avoir une délégation efficace et surtout réussie, il est important de se convaincre de son utilité. Vous devez ainsi combattre en premier la pensée de tout faire tout seul. Le fait de se persuader que savoir déléguer va vous faire gagner du temps.

D’autres avantages existent si vous déléguez des tâches à vos collaborateurs. En premier, vous allez responsabiliser les membres de votre équipe qui seront plus motivés et impliqués dans les projets de votre entreprise. L’autre intérêt de la délégation est de vous laisser focaliser sur vos principaux objectifs. Dans ce cas, en déléguant des tâches moins stratégiques, votre attention sera centrée sur des responsabilités pour assurer le développement des activités de votre société.

À noter que contrairement à un manager frileux qui a recours à la délégation puisqu’une autre personne prend les risques à sa place, vous allez accepter que la responsabilité d’un travail bien fait vous incombe encore.

Préparer la passation

La passation consiste à faire le point sur ce qui compose le cœur de votre fonction. Une étape importante à faire afin que vous ne soyez trop débordé. Dans tous les cas, vous n’allez pas tout décharger sur les collaborateurs d’un coup.

Dans la pratique, il faut par exemple faire une liste de ce que vous faites au quotidien. Il est à noter qu’il faut toujours mettre en avant les tâches qui favorisent le développement de votre entreprise. Une analyse des compétences à ce niveau est requise pour déterminer la responsabilité de chacun.

Bien déterminer les missions pour déléguer efficacement

Le point de départ de la délégation est souvent le burn-out au travail. Cependant, ce critère n’est pas suffisant pour permettre de déléguer efficacement des tâches. En effet, vous devez commencer par lister l’ensemble des missions que vous avez à réaliser.

Ensuite, hiérarchisez-les pour déterminer les tâches importantes, urgentes et secondaires. Mais, vous devez garder sous votre responsabilité les missions les plus urgentes.

Une évaluation sur la possibilité de déléguer ce type de missions est possible en identifiant les collaborateurs ayant l’expérience nécessaire pour les prendre en charge.

Choisir les bonnes compétences au sein de l’équipe pour déléguer efficacement

Pour déléguer avec efficacité, notamment en cette période de télétravail, il ne suffit pas de lister les tâches, mais également s’assurer d’avoir des collaborateurs ayant la capacité de réaliser les différentes missions de délégation.

L’important est leurs compétences et niveau de disponibilité pour gérer la mission que vous prévoyez de leur confier. Dans cette situation, vous devez éviter d’imposer les tâches que vous ne voulez pas gérer. Le risque principal est d’obtenir un travail mal réalisé. Il est donc indispensable d’avoir le consentement du collaborateur avant de faire la délégation. Savoir faire adhérer est primordial.

Faites confiance à vos collaborateurs, car le plus souvent vous allez être agréablement surpris de leur travail. Dans la pratique, il est donc important de dresser une liste des compétences de chacun.

Il ne faut pas se limiter aux seules compétences décrites dans le profil lors de l’embauche du salarié. Il est indispensable d’explorer chaque potentiel.

Mettre en place un management équilibré

Une fois que l’employé compétent a été trouvé, il peut être nécessaire de le former pour qu’il puisse assumer toutes les fonctions déléguées. Un bon leader doit former correctement ses collaborateurs pour assumer la délégation et garde la responsabilité du résultat.

Mais, l’élément primordial est de rester ouvert d’esprit en acceptant les idées innovatrices proposées par les salariés. Cependant, il faut éviter de vous mêler du travail de votre collaborateur mais rester à son écoute et mettre à sa disposition les ressources dont il a besoin.

Dans la pratique, vous ne devez pas imposer vos anciennes méthodes. Vous devez fixer des délais raisonnables dans l’exécution des missions par votre collaborateur. Le délai d’exécution se fait en fonction des réajustements nécessaires.

Expliquer le choix de la délégation à l’ensemble des collaborateurs 

Il est primordial de ne pas vexer les collaborateurs qui n’ont pas reçu de votre part une délégation. Il est donc important d’expliquer le processus pour éviter d’avoir une situation contre-productive. Ainsi, prenez le temps de faire une réunion d’information d’équipe pour expliquer de façon transparente votre choix, les missions à faire et dans quel objectif.

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