À l’heure actuelle, avec le développement des nouvelles technologies, il est devenu difficile de travailler sans interruption notamment à cause des e-mails, notifications et réseaux sociaux. Ainsi, il est presque impossible de se concentrer sur les tâches les plus importantes consistant à augmenter sa productivité. Heureusement, les modèles de gestion du temps existent pour vous aider à reprendre la gestion de votre activité. Quelles sont les meilleures stratégies de gestion du temps et des priorités pour améliorer votre productivité ?
La stratégie du timeboxing ou gestion par blocs de temps
La première stratégie de gestion du temps et des priorités est le Timeboxing ou gestion par blocs de temps. Elle est axée sur les objectifs qui consistent à réaliser un travail dans un laps de temps défini. Cette méthode est très utile lorsque vous devez gérer une liste de tâches sans être obligé de connaitre précisément la durée que prendra chacune d’entre elles.
La gestion par blocs de temps permet de scinder les tâches volumineuses en des éléments plus petits qui les rendent plus faciles à planifier et à traiter dans un délai raisonnable. En effet, chaque tâche correspond à un bloc de temps. L’avantage est d’avancer de manière progressive au fil des jours.
La méthode du Time blocking ou blocage du temps
Contrairement au Timeboxing, le Time blocking ou blocage du temps prévoit une certaine durée pour chaque tâche individuelle. Dans ce contexte, vous allez prendre l’habitude de bloquer des périodes de votre calendrier pour vous consacrer à des tâches connexes.
La gestion du planning se fait en décomposant la semaine de travail en plusieurs tranches horaires, par exemple pour travailler sur différents projets, communiquer avec les collaborateurs, faire des pauses ou des exercices. Grâce à cette stratégie, vous serez plus concentré. Ce qui est idéal pour faire un travail de fond.
Comme la création d’un bloc de temps commence par définir les priorités au quotidien, il ne vous reste plus qu’à regrouper les tâches semblables pour commencer à travailler et terminer le processus en prévoyant des blocs de temps dédiés à une concentration intensive dans le but de respecter un programme établi.
La méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est utilisée pour les tâches dans un court laps de temps. Elle permet de faire des pauses pendant les activités professionnelles. L’intérêt de cette stratégie de gestion est sa propension à encourager les pauses. Une situation qui multiplie les sources de motivation intrinsèques très bénéfiques pour le bien-être. En effet, les pauses nous rendraient plus créatifs.
Pour appliquer la méthode Pomodoro, vous devez disposer d’un moniteur et d’une liste de tâches triées par priorité. Le cas échéant, vous pouvez utiliser un système de notifications.
Pour commencer la technique, réglez le minuteur sur 25 minutes. Durant cette période, concentrez-vous sur une tâche unique sans être interrompu par des messages ou des appels téléphoniques. Une fois le temps écoulé, vous pouvez faire une pause de 5 minutes. La meilleure solution est de faire une activité physique comme des étirements par exemple.
Après avoir répété l’opération quatre fois, vous pouvez prendre une longue pause d’une trentaine de minutes.
La méthode Eat the Frog ou Avalez le crapaud
La quatrième méthode Eat the Frog ou avalez le crapaud consiste à vous attaquer aux tâches volumineuses et complexes. C’est une stratégie efficace qui va organiser vos journées en répartissant vos activités habituelles et prioritaires. Pour mettre en place cette méthode de gestion du temps, vous devez centraliser vos activités sur un même outil. Un système qui va faciliter leur organisation et suivi.
Si vous reliez vos tâches quotidiennes aux objectifs d’entreprise, vous serez en mesure d’identifier celles à faire en priorité. Ainsi, en appliquant cette méthode, vous aurez la certitude de traiter les tâches les plus importantes chaque jour.
Le principe de Pareto
La loi de Pareto est l’opposée de la méthode Eat the Frog. En effet, elle vous encourage à vous débarrasser rapidement des petites tâches. Le but est d’avoir de la motivation dès le début de la journée.
Cette méthode est également connue sous le nom de règle des 80-20. Des études ont démontré que nous consacrons 20 % de notre temps à accomplir 80 % du travail. Le fait de traiter ces tâches rapidement vous permet d’avoir plus de temps pour vous occuper d’autres projets ou d’avoir un équilibre entre vie professionnelle et privée.
La méthode Getting Things Done ou Faire avancer les choses
La méthode Getting Things Done préconise de faire la liste des tâches prévues à l’écrit au préalable. Elle ne se repose pas sur l’utilisation d’outils de gestion du travail classique mais plutôt sur l’action.
Pour mettre en pratique la technique, il faut écrire toutes les tâches à venir au même endroit après avoir fait un tri. Par exemple, certaines tâches pourraient ne plus être nécessaires et doivent être supprimées dans ce cas.
Dans tous les cas, il faudra choisir un outil capable de gérer tous ces détails.
Suivre une formation adéquate en gestion du temps et des priorités
La solution efficace pour améliorer votre gestion du temps et des priorités est de suivre une formation spécifique proposée par des professionnels comme Adaliance.
Ce genre de formation est très recherché en interne pour les projets de transformation d’une entreprise ou d’une organisation du secteur public. Elle a l’avantage de s’adresser à toute personne souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps.
Les participants vont aussi connaître et exploiter les 10 lois de la gestion du temps, pourront savoir déléguer en cas de surcharge de travail et gagner en confort et efficacité dans le domaine.
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