Vous êtes confrontés pour la première fois au télétravail ou vous cherchez de manière générale des outils efficaces pour améliorer votre productivité en travaillant depuis votre domicile ?
Nous avons sélectionné cinq applications particulièrement utiles pour vous aider à effectuer vos tâches quotidiennes, peu importe d’où vous travaillez, et résoudre les problèmes les plus fréquents en matière de télétravail : partage de documents complexe, communication peu pratique, mauvaise organisation dans les tâches à effectuer, baisse de la productivité et difficulté pour remplacer les réunions traditionnelles.
Google Drive : créer, sauvegarder, partager des fichiers
Grâce à Google Drive, vous pouvez enregistrer des fichiers dans un espace en ligne qui peut ensuite être partagé. La version gratuite comprendre 15GB d’espace libre, mais vous pouvez à tout moment choisir une option avec davantage d’espace.
Qu’il s’agisse de fichiers déjà stockés sur votre ordinateur ou créés avec la suite Google, chaque document ou fichier enregistré dans votre espace Google Drive pourra être partagé avec les personnes de votre choix. Pour les entreprises, un abonnement en fonction du nombre de collaborateurs permet d’utiliser des dossiers en commun pour mettre à jour et collaborer sur des documents en temps réel.
L’utilité de Google Drive est d’avoir accès aux mêmes documents depuis chaque poste de travail, tablette ou mobile, peu importe où vous vous trouvez, et de pouvoir réaliser des modifications qui s’appliqueront également à tous vos collaborateurs. C’est un outil très efficace si vous et vos collègues avez l’habitude d’utiliser et de partager des feuilles de données, des présentations ou des fichiers de texte par exemple, et ce de manière régulière.
Slack : communiquer en groupes, sous-groupes ou individuellement
Slack est une application pour mobiles et ordinateurs qui réinvente la communication entre collègues. Essentielle si vos collaborateurs ne se trouvent pas dans un même lieu, cette application permet de créer des fils de conversation selon des thèmes de votre choix et avec les personnes que vous souhaitez. Grâce à son système de notification, vous pourrez décider d’être informé de nouveaux messages dans les différents fils qui vous intéressent.
Créez des groupes selon les équipes, des sous-groupes selon les projets ou les thématiques ou discutez individuellement avec des collègues, ou bien partagez des documents, utilisez le mode vocal pour échanger et recherchez des informations avec la barre de recherche. La déclinaison mobile vous permet en outre d’emporter avec vous tous vos échanges, où que vous soyez.
Trello : structurer et hiérarchiser ses tâches
Avec Trello, vous pourrez facilement planifier, structurer et organiser vos tâches. Cette application permet de diviser des projets en étapes et de répartir chaque micro tâche avec vos collègues. Grâce à un système de tableaux et de cartes, vous pouvez facilement définir des ordres de priorité pour votre emploi du temps et voir ce qu’il vous reste à faire. Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter des détails, des notes ou encore fixer une date limite, et partager le tout avec les membres de votre équipe.
Toggl : maîtriser son temps
Souvent, en travaillant depuis son domicile, la productivité est inférieure à celle sur son lieu de travail. Pour remédier à ce problème et éviter de faire des journées de travail bien plus longues du fait de la plus grande perméabilité entre vie professionnelle et vie privée lorsque l’on travaille depuis chez soi, vous gagnerez à utiliser un outil comme Toggl.
Cette application vous permet en effet de mesurer le temps passé sur chacune de vos tâches définies et sur leur coût horaire. Particulièrement utile pour les auto-entrepreneurs et les personnes en freelance qui veulent savoir exactement comment ils utilisent leur temps, cet outil existe aussi dans une version augmentée avec la possibilité d’ajouter ses collaborateurs pour obtenir davantage de données sur la productivité et les tâches chronophages.
Google Hangouts Meet : faites des réunions en ligne comme si vous étiez au bureau
Pour vous assurer que vos réunions continuent comme si vous étiez au bureau, et pour éviter un amoncellement peu clair d’e-mails, Google Hangouts Meet est un outil très pratique. Qu’il s’agisse de grandes conférences avec l’ensemble du personnel ou de réunions en équipes réduites, cette application est idéale pour tous les formats et permet de mettre en relation jusqu’à 250 personnes avec le son et la vidéo.
L’invitation à une conférence est également très ergonomique, avec une intégration à votre calendrier Google et un système de notification qui permet à tout le monde de rejoindre aisément la réunion en un clic.
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