Comment créer un bon environnement de travail en Open space ?
Plus de 60% des entreprises sont aménagées en open space en France ce qui prouve que la tendance a convaincue une grande partie des entreprises françaises.
Des études récentes ont néanmoins démontré les limites de cette configuration de l’espace et les désagréments qui peuvent en découler lorsque sa gestion n'est pas parfaitement maîtrisée.
Les clés de l’aménagement collaboratif
Le journal danois Ugebrevet A4 a récemment fait un sondage centré sur l’environnement professionnel et le travail en open space. Les résultats ont montré que plus de la moitié des répondants qui travaillent en open space ont du mal à se concentrer, 35% estiment que de nombreuses erreurs sont causées par les perturbations associées à l’open space, telles que le téléphone ou les discussions entre collègues. Autres conséquences de l’open space, le bruit et la mauvaise qualité de l'air qui provoquent une baisse de la productivité engendrant ainsi davantage d’heures supplémentaires, de maux de tête et une intensification du stress.
Malgré tous ces inconvénients, l’open space continue de se développer à travers le monde et tend à s’imposer comme la configuration spatiale de référence dans les entreprises. Quels sont donc les avantages de l’open space et que peut-on faire pour contrebalancer les aspects négatifs de l’open space?
Les origines de l’open space?
L’open space s’impose aujourd’hui comme la norme en termes d’aménagement. Il a été introduit dans le but d’intensifier les échanges entre les employés des différents départements qui, sans cela, pourraient passer plusieurs jours sans se parler. L’open space est donc destiné à promouvoir l'échange de connaissances, les synergies entre collègues et à intensifier les dialogues et la collaboration entre les différents départements de l’entreprise. Il est en effet difficile de créer cette dynamique dans un environnement de bureau plus traditionnel ou l’espace de chacun est limité et cloisonné.
L'enquête de Ugebrevet A4 a montré que 76% des personnes interrogées estiment que l’open space crée davantage de possibilités de partage et d’échanges de connaissances et que grâce à ce type d’aménagement, leur collaboration avec leurs collègues s’est indéniablement améliorée. L’open space favorise donc le dialogue, la transparence, il permet une meilleure circulation de l’information, estompe les barrières hiérarchiques, mais il permet surtout de pallier l’augmentation continue des prix d’achat et de location des locaux professionnels.
L’open space offre plus de convivialité qu’un espace cloisonné et favorise ainsi l’épanouissement professionnel des employés et la satisfaction au travail.
Si vous pensez que votre aménagement actuel pourrait être revu et que l’open space pourrait représenter une solution alternative ou que votre aménagement actuel en open space ne vous satisfait pas, nous avons listé pour vous quelques suggestions sur la façon dont vous pouvez gérer au mieux la configuration de votre open space.
Comment éviter les inconvénients tout en favorisant un environnement de travail sain et stimulant ?
1. L'open space est-il adapté à votre entreprise?
La première question essentielle à se poser et si l’open space est adapté à votre entreprise, à son activité, à ses salariés et à son identité. Chaque entreprise est différente et l’open space n’est pas idéal pour toutes les structures. De plus il existe différentes façons d’emménager un open space en tenant notamment compte des facteurs de confort et d’ergonomie. Il est important de prendre en considération l’ensemble des avantages et des inconvénients de l’open space et de soupeser le pour et le contre pour votre entreprise en particulier, avant d’enclencher un processus de réaménagement de l’espace de travail.
2. L’aménagement
L’aménagement constitue l’un des facteurs essentiels dans la configuration d’un open space. Il est important de créer un environnement de travail productif. Envisagez donc l'intérieur avec soin et recherchez constamment de nouvelles idées pour réduire les inconvénients et accentuer les avantages. Equipez votre espace des nouvelles technologies, d’équipements pour réduire le bruit, d’un bon éclairage et d’un système de ventilation efficace. Il faut éviter de placer les imprimantes et autres appareils émettant de la chaleur et du bruit à l’intérieur de l’open space. Envisagez la possibilité d'avoir des salles de réunion et des « bulles » où les employés peuvent s’isoler à tout instant pour leurs conversations téléphoniques ou pour réaliser les tâches qui nécessitent plus de concentration.
3. Tenez compte de l'ensemble des employés
Pensez à positionner les employés entre lesquels d’importantes synergies sont possibles à proximité afin qu’ils puissent échanger leur expertise et développer ainsi leurs compétences. Pensez également à ne pas mettre les personnes dont les fonctions exigent beaucoup de concentration à proximité des commerciaux constamment suspendus à leur téléphone, au risque d’impacter négativement le travail des uns et des autres.
4. Mettez en place un ensemble de règles informelles
Pour vraiment profiter des avantages de l’open space (et éviter ses inconvénients) il est extrêmement important de discuter et d’imposer des règles de vie au sein de l’open space afin de respecter le confort et les besoins en concentration de chacun
5. Créez un environnement chaleureux
La décoration joue un rôle important dans l'atmosphère de travail. Essayez donc de créer une ambiance conviviale avec une décoration que colle à l’image de votre entreprise.
6. Écoutez vos employés
Il est important d’écouter vos employés et de répondre à leurs questions et préoccupations. L’open space doit être considéré comme une occasion de renforcer la coopération entre la direction et les employés.
De récentes études ont démontré qu’un open space bruyant et qui n’impose donc pas suffisamment de règles communes de respect de l’autre tend à réduire la productivité des employés.