Claudie LEPRESTRE, consultante et formatrice en efficacité professionnelle chez OPTIM assistance, vous livre aujourd’hui de précieux conseils pour gérer votre temps. Elle nous dévoile les 7 leviers de l’efficacité professionnelle à activer pour être capable de mettre en place un fonctionnement simple, sain et durable. Ce nouveau fonctionnement vous permettra d’atteindre l’équilibre vie pro/vie perso dont vous rêvez.
Nous apprenons tous à gérer notre argent, mais qui nous apprend à gérer notre temps ?
Pourtant, a contrario du compte en banque qui n’a pas de plafond, nous sommes tous égaux face à la réalité des 24 heures par jour.
Pour gérer notre temps, nous avons tendance à penser qu’il suffit de savoir prioriser et planifier ses tâches. C’est loin d’être suffisant !
Il est nécessaire de prendre conscience des leviers globaux de l’efficacité professionnelle pour devenir capable de gérer son temps durablement et de manière autonome. En bonus, vous aurez ensuite l’agréable surprise de constater non seulement de gagner un temps extraordinaire, mais aussi de l’argent, du confort, de la satisfaction client et du bien-être personnel !
Mais quels sont donc ces leviers d’efficacité professionnelle si magiques ?
LEVIER N°1 : DÉFINISSEZ VOS OBJECTIFS
Être efficace, c’est atteindre un résultat visé avec le minimum de ressources (temps, argent, énergie…).
Si vous ne savez pas où vous allez, vous ne pouvez pas prendre l’itinéraire le plus court, c’est aussi simple que ça !
Un objectif doit être SMART :
- - Spécifique
- - Mesurable
- - Atteignable
- - Raisonnable
- - Temporel
À partir de votre objectif, vous pouvez dresser votre feuille de route.
À partir de votre feuille de route, vous établissez un plan d’action.
Là, vous êtes très bien partis !
LEVIER °2 : PRIORISEZ ET PLANIFIEZ
C’est incontournable, de simples outils pragmatiques existent pour vous aider, qu’il s'agisse de méthodes « bloc-notes » comme la matrice d’Eisenhower ou bien de moyens numériques.
LEVIER N°3 : TRAQUEZ LES GASPILLAGES ET LES VOLEURS DE TEMPS
Quand vous cherchez à identifier les « voleurs de temps » qui vous cambriolent des minutes, par ci par là, insidieusement, mine de rien, plus ou moins souvent, vous passez naturellement du temps « subi » au temps « choisi ».
Quant aux gaspillages, le lean management vous propose les 7 gaspillages (les « Muda »). Ils représentent parfaitement les types de gaspillages que vous rencontrez dans votre environnement professionnel, mais aussi dans votre fonctionnement personnel…
- - Déplacements
- - Stocks
- - Attentes
- - Surproduction
- - Transports
- - Retouches & Rebuts
- - Étapes superflues
Quel DE.S.A.S.T.R.E !
LEVIER N°4 : AGISSEZ SUR VOUS-MÊMES
Des différentes techniques de concentration aux méthodes pour soigner votre procrastination chronique, il est indispensable de travailler sur vous-mêmes, notamment grâce à quelques outils simples empruntés au développement personnel : tenez compte de votre chronobiologie, pratiquez la pensée positive, gérez votre stress et vos émotions, stoppez la « boucle systémique face à la surcharge chronique », créez-vous un environnement favorable à l’efficacité…
LEVIER N°5 : AGISSEZ AVEC LES AUTRES
- - Déterminez des plages de disponibilité pour éviter d’être interrompu à longueur de temps.
- - Osez dire « Non ». Attention, ces 3 lettres peuvent alléger votre « charge mentale », votre stress et votre to-do-list à la fois !
- - Déléguez les tâches pour lesquelles vous êtes le moins bon(ne)
LEVIER N°6 : APPLIQUEZ DES MÉTHODES SIMPLES, IL EN EXISTE PLÉTHORE !
L’efficacité, c’est plus qu’une philosophie, c’est un mode de vie, des réflexes, des mécanismes à rendre systématiques au début qui deviennent des habitudes.
Par exemples :
- - Les outils de la résolution de problèmes : les « 5 Pourquoi », le « QQOQCCP »…
- - Les méthodes de communication : DESC, Process Communication®…
- - Des exercices de sophrologie : la relaxation, la visualisation
- - Utiliser le Mind Mapping® pour préparer une réunion et rédiger le compte rendu pertinent au fur-et-à-mesure de son déroulement
- - La check list de la conduite de réunion
- - Gérer ses e-mails avec la méthode CAP
LEVIER N°7 : UTILISEZ LES MOYENS A VOTRE DISPOSITION
Vous n’avez pas idée de toutes les tâches fastidieuses que vous pourriez éviter (et fiabiliser) en les automatisant, souvent grâce à Word ou Excel.
Il existe aussi de nombreuses applications aujourd’hui qui ne demandent qu’à vous faciliter la vie, pourquoi s’en priver ? Waze, Appblock… sont vos amis.
Aussi, à tous les coups vous gagnerez si vous supprimez les notifications de votre smartphone, par exemple !
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