En tant que manager, vous pouvez être amené à exécuter vos fonctions dans des situations complexes, l’une des plus difficiles étant de manager votre équipe dans un environnement chaotique.
Le rôle de manager peut demander de travailler en situation orageuse, et celui-ci peut être mis en difficulté lorsqu’il doit gérer une équipe dans la tempête.
Adaliance, organisme de formation spécialisé, répond pour nous à cette question : comment pouvez-vous, en tant que manager, exécuter vos fonctions dans des situations complexes, notamment lorsqu'il s'agit de diriger une équipe dans un environnement chaotique ?
Qu’est-ce que le chaos en entreprise ?
Il est difficile de dresser une liste de critères spécifiques définissant un environnement de travail serein. Toutefois, certains éléments doivent vous alerter négativement :
- Les salariés sont désorganisés, sous pression, car ils travaillent dans l’urgence : ils privilégient alors les urgences et mettent de côté un certain nombre de tâches.
- Votre équipe s’enorgueillit constamment d’avoir une surcharge de travail sur les épaules, ne cherche pas à progresser sur ce terrain, ne se remet pas en question. Elle voit l’inverse comme un manque d’engagement ou de la mauvaise volonté.
- Plus vos équipiers sont débordés, plus ils travaillent au présent, sans rien planifier, et donc sans aucun axe d’amélioration. Ils n’ont pas le temps pour réfléchir à des stratégies, des innovations.
Reconnaître et savoir supporter
Une fois la situation identifiée, il faut savoir l’accepter, non pas pour qu’elle demeure en l’état et que les employés continuent à aller dans le mauvais sens. Le but est seulement de ne pas vouloir que tout soit parfait, tout de suite, et de tenir compte des variétés de profils.
Il vous paraît sans doute logique que l’organisation et la planification des tâches sont gage d’efficacité, mais certaines personnes ont des spécificités, et il est possible qu’elles aient un meilleur rendement dans un environnement moins ordonné. La capacité d’adaptation est alors un outil indispensable, tout comme une bonne connaissance de vos collaborateurs.
Et n’oubliez pas que l’erreur, non contente d’être humaine, est aussi une piste d’apprentissage et de progrès. On a tendance à se complaire dans la réussite, et plutôt tendance à se remettre en question dans l’échec, c’est donc celui-ci qui fait avancer.
Si vous ne parvenez pas à gérer l’incertitude, vous pourrez toujours faire avec !
Trouver l’équilibre
S’il existe des profils auxquels le chaos ne fait pas peur, ce n’est vraisemblablement pas le cas de tous vos collaborateurs. Il va donc vous falloir, en tant que manager, apprendre à le gérer. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Le chaos n’est pas une aubaine pour tout le monde ! S’il peut accroître la productivité de certains profils, pour d’autres, c’est un terrible frein. Votre rôle est donc d’apprendre à gérer la situation. Quelles sont les clés pour manager dans le chaos ?
Être serein et optimiste :
Une situation désordonnée peut ordonner un certain stress chez vous, mais calme et concentration vous permettront de garder toute votre clairvoyance.
Rester calme et positif ruissellera également sur vos employés, ce qui permettra de les garder concentrés et motivés, et ce n’est pas négligeable.
Trouver ses priorités :
Votre équipe est débordée, ne sait plus où donner de la tête tant il y a à faire ? Il faut leur apprendre à prioriser, par exemple grâce à la loi d’Eisenhower, qui répartir l’urgent et l’important. Vos équipiers sauront ainsi gérer leur temps et leurs priorités avec sérénité.
Se tenir au courant :
Si vous connaissez bien les salariés et que vous savez où ils en sont, les situations de chaos seront désamorcées bien plus facilement, car vous aurez anticipé et, le cas échéant, adapté le programme.
Être souple :
S’avoir s’adapter en fonction des personnalités, des événements ou de l’environnement est capital, nous l’avons, puisque tout ne peut pas être programmé à l’avance.
Le meilleur est encore d’avoir un plan B, ou, pourquoi pas, un plan C. Plus, vous envisagez d’options et de contraintes à venir, plus vous serez à même de réfléchir à des solutions en amont.
Bien communiquer :
Vous l’aurez compris, à travers nos divers articles, une bonne communication est souvent la clé du succès ; une fois de plus, cela fait partie de nos recommandations. Si la communication est saine, il sera plus facile de gérer une situation de crise. En cas de situation difficile, il est important que les personnes impliquées comprennent les difficultés rencontrées et ce qui est attendu d’elles, afin d’éviter les malentendus et les erreurs.
Nous ne nous lasserons pas de le répéter : communiquer sainement est fréquemment le chemin vers le succès. Ainsi, lorsque vous serez confronté au chaos, si vous et vos employés avez l’habitude d’échanges fluides et apaisés, celui-ci sera plus facilement pris en charge, et vous pourrez faire comprendre sans difficultés là où le bât blesse à votre équipe, sans quiproquo.
Faire preuve d'empathie :
Attention, si vous êtes en difficulté et que votre moral pâtit de la situation, n’oubliez pas qu’il y a de fortes chances que vous ne soyez pas le seul ! Soyez à l’écoute, faites preuve d’empathie, tournez-vous vers les autres.
Un coup d’avance
Vous pouvez vous sentir apte à désamorcer une situation chaotique survenant, ou même à la gérer telle quelle ; rien cependant ne vaudra l’anticipation.
C’est pourquoi la transparence est votre alliée : échangez sur les hypothétiques difficultés futures avec les membres de votre équipe, et mettez en place avec eux des stratégies déterminées.
Identifier les risques et les façons de les traiter en conséquence vous permettra de ne pas avoir à inventer une solution pour éteindre l’incendie alors que la maison brûle déjà. Pour ça, vous pourrez faire circuler un plan d’urgence, afin que chacun connaisse son rôle en cas de crise et soit prêt le moment venu.
Enfin, en vous assurant que votre équipe est formée régulièrement aux différents outils, procédures et technologies qu’elle utilise, vous contribuez également à minimiser le chaos.
Pour finir, si votre équipe est constamment formée aux nouveaux outils, logiciels et pratiques, c’est autant de garanties pour minimiser le chaos !
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